La logica di un sistema di pianificazione e controllo si basa sui seguenti elementi:

- pianificazione, vale a dire l’insieme dei dati previsionali (obiettivi). Tale insieme prende il nome, a seconda dei casi, di budget, piano pluriennale, ecc.

- controllo, cioè l’insieme dei dati effettivi (consuntivo);

- analisi degli scostamenti tra dati previsionali e dati effettivi. L’analisi va effettuata sul piano quantitativo (scomposizione degli scostamenti) e qualitativo (spiegazioni e commenti)

Gli step necessari per l’implementazione di un sistema sono, in linea di massima, i seguenti:

- analisi iniziale: comprensione delle aspettative del vertice dell’organizzazione interessata, analisi degli attuali meccanismi di funzionamento (organizzazione e processi), verifica dei dati disponibili

- progettazione del sistema, da condividere con il vertice aziendale: definizione degli obiettivi del sistema stesso, definizione degli schemi di elaborazione dei dati, necessità di implementazioni organizzative ed informatiche   - prima elaborazione: analisi dei dati pregressi e costruzione degli obiettivi per l’orizzonte temporale definito per il sistema

- presentazione del sistema e dei dati di prima elaborazione all’organizzazione (fino al livello concordato con il vertice aziendale)

- avvio del sistema

E’ necessario che l’implementazione di un sistema di pianificazione e controllo sia affidata a persone competenti, interne od esterne all’azienda. Infatti:

- le fasi di analisi iniziali e progettazione sono particolarmente complesse e delicate

- non esiste una situazione uguale all’altra, perché diversi sono i settori di attività, le realtà delle organizzazioni, le esigenze del vertice

Talvolta, l’affidamento dell’implementazione del sistema di pianificazione e controllo a soggetti esterni all’organizzazione interessata risponde anche alla finalità di rendere più agevole l’accettazione dall’interno dell’organizzazione stessa.